Письмо о запросе дубликатов документов

Советы опытных юристов по теме: "Письмо о запросе дубликатов документов". Если нужна дополнительная консультация - обратитесь к дежурному специалисту.

Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

[3]

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Выдача копий и дубликатов документов

Выдача копий документов

Заверенная копия – это копия оригинала документа.

экспедиторская расписка (экземпляр, подтверждающий отправку груза),

экспедиторская расписка (экземпляр, подтверждающий выдачу груза).

Изготовление копии документов – платная услуга.

Стоимость:

Предоставление одной заверенной копии экспедиторской расписки (два экземпляра) – 50 руб. (Тариф «Стандарт»).

Срочная выдача копии (срок до семи рабочих дней) — 200 руб. (Тариф «Срочный»).

[1]

Для получения копий документов необходимо заполнить письмо о предоставлении копии документов .

Читайте так же:  Водитель по доверенности упд пример

Выдача копий документов осуществляется по предоставлению доверенности на право получения документов и полной оплаты за услугу.

Способы передачи запроса:

Получить заказанные копии можно в любом офисе компании либо заказать доставку (услуга оплачивается дополнительно).

Срок оказания услуги (Тариф «Стандарт»): в период, не превышающий 30 календарных дней с момента получения запроса клиента, не ранее даты оплаты услуги*.

Срок оказания услуги (Тариф «Срочный»): в период, не превышающий семь календарных дней с момента получения запроса клиента, не ранее даты оплаты услуги*.

* В случае поступления от Клиента запроса о выдаче копий более чем 10 документов указанный срок применению не подлежит. Срок согласовывается с Клиентом отдельно по каждому такому запросу.

Выдача дубликатов документов

Дубликат — это повторно распечатанный документ, выданный раннее клиенту.

Предоставляемый комплект дубликатов:

акт выполненных работ,

Предоставление комплекта дубликатов документов – платная услуга.

Стоимость одного комплекта (акт и счет-фактура) – 50 руб.

Выдача копий документов осуществляется по предоставлению доверенности на право получения документов и полной оплаты за услугу.

Способы передачи запроса:

— электронная почта компании [email protected],

Получить заказанные дубликаты можно в любом офисе компании либо заказать доставку (услуга оплачивается дополнительно).

Срок оказания услуги: в период, не превышающий семь календарных дней с момента получения запроса клиента, но не ранее даты оплаты услуги.

Как правильно вести официальную деловую переписку в организациях: готовые примеры и образец письма-запроса

В России, нельзя просто так получить какую – либо информацию или документацию не написав официальный запрос в письменной форме. Для составления подобной бумаги существует определённые правила и требования для сотрудников. Если она написана правильно, то составитель сможет сэкономить массу своего времени. Для чего необходим документ? Куда отправляется? Что такое предоставление котировок? Эти и многие другие вопросы рассмотрим в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-38-62 . Это быстро и бесплатно !

Для чего необходим документ?

Данная бумага представляет собой письмо информационного типа, составляющееся когда необходимо сделать запрос на предоставление нужных данных или документации. При этом запрашиваемые данные или бумаги должны будут прийти на имя начальника организации, главного бухгалтера или иного лица, занимающего руководящую должность.

Документ может быть оформлен на бланке организации или на листе бумаги А4. Однако если использовать в качестве основы бланк компании, то можно добиться экономии времени, так как на нём будут заранее обозначены все нужные реквизиты фирмы, такие как полное её наименование, информация контактного типа, юридический адрес, а также ИНН, КПП и ОГРН.

Общие правила составления

Если соблюдать общие требования во время написания подобного документа, то можно сэкономить массу времени ускорив получение ответа:

  1. Первым делом, нужно с точностью и без сокращений прописать наименование органа власти, суда или местного самоуправления, в который посылается запрос. В идеале нужно указать имя, фамилию и отчества руководителя или должностного лица, которое получит данный документ.
  2. Далее, нужно указать не менее точные сведения о себе. Дело в том, что анонимные запросы в России не принимаются никогда. Точные данные о себе, которые должен написать человек составляющий запрос, чётко прописаны в законодательстве.
  3. Бумага должна быть написана на государственном языке той страны, в орган которой направляется запрос. Примечательно то, что документ может быть написан на языке республики РФ, в которой находится организация, куда направляется запрос.
  4. При написании основной части документа следует использовать чёткую и лаконичную речь с элементами переписки делового типа. Не следует тратить слова на обоснования крайней важности получения запрашиваемых сведений.
  5. Ещё при составлении необходимо ссылаться на определённые законы РФ, которые гарантирую получение нужных сведений.

Готовые примеры написания таких писем можно скачать ниже.

Как пишется:

    Запрос на предоставление информации. В такой ситуации не нужно требовать данные без объяснений причин или в форме ультиматума. Самым правильным решением будет начать документ с краткого обращения и объяснения причин.

В основной части лучше всего лаконично сформулировать одно чёткое требование при этом лучше сослаться на некоторые нормативные акты, которые дают составителю право писать подобные бумаги.
Запрос на получение документов. Чтобы добиться желаемого, нужно принимать во внимание тот факт, что информация, содержащаяся в бумагах, может являться конфиденциальной.

Нужно составлять запрос так, чтобы у адресата не возникло сомнений в необходимости предоставления бумаг и в отсутствие, какого – либо подвоха или попытки выведать тайную информацию. Если документ будет составлен неверно или вызовет у адресата определённые подозрения, то в предоставлении документов будет попросту отказано.

  • Скачать образец официального письма с запросом на предоставление информации в организацию
  • Скачать образец делового письма-запроса на предоставление документов в компанию

О том, как составить запрос на предоставление информации в банк, рассказано в этой статье, а здесь вы узнаете о тонкостях запроса информации в налоговую.

Куда отправляется?

Данный документ может быть отправлен в абсолютно любую организацию, государственный, судебный орган или объединение общественного типа. Отправить подобное письмо можно разнообразными способами.

Дело в том, что данная бумага является частью деловой переписки между человеком и организацией. Таким образом, её можно самостоятельно передать адресату лично в руки. При этом нужно проследить, чтобы документ прошёл соответствующую регистрацию как входящая бумага.

На ней должна появиться определённая отметка. Если все эти условия выполнены, то можно не бояться, что письмо где – нибудь затеряется. При таких обстоятельствах оно точно дойдёт до человека, которому адресовано.

Ещё можно отправить его заказным письмом. В этом случае адресату будет выслано уведомление о вручении, а отправитель получит подтверждение того, что его запрос получен и принят к рассмотрению.

[2]

Данный способ является самым надежным, так как электронные письма принимаются круглосуточно и вероятность того, что такой запрос пропадёт в неизвестности, практически равна нулю.

Читайте так же:  Пособия для опекунов

Возможные ответы

Положительный

Положительный ответ также представляет собой деловое письмо, поэтому оно тоже должно быть оформлено правильно. Стоит отметить, что при получении запроса необходимо дать на него ответ как можно быстрее. Излишнее промедление может выставить организацию, в которую пришёл запрос в дурном свете.

  1. Ответ на запрос в обязательном порядке должен оформляться на бланке организации, в которую пришло письмо.
  2. Он должен содержать всевозможные реквизиты, такие как:

  • ИНН;
  • ОГРН;
  • дату составления;
  • подпись составителя;
  • регистрационный номер;
  • информацию об исполнителе.

  • Ответ должен содержать те же самые термины и формулировки, которые присутствовали в самом запросе.
  • Ещё в нём должны быть сохранены смысловые аспекты, а также соблюдена последовательность изложения. Составитель ответа обязательно должен ссылаться на первичный документ.
  • Ещё не стоит забывать о грамотности излагаемой информации. Если даже в тексте документа инициативного типа присутствуют орфографические, грамматические или пунктуационные ошибки, то переносить их в текст ответного документа не стоит.
  • В положительном ответе должны содержаться определённые устойчивые формулировки, после которых уже перечисляются запрашиваемые сведения. Нужно проследить, чтобы все запрашиваемые сведения или документы были предоставлены в обязательном порядке. Если будет чего – то не хватать, то эта оплошность выставит организацию в ещё более дурном свете, чем задержка ответа.
    • Скачать бланк типовой формы письма-ответа
    • Скачать образец положительного ответа на письмо-запрос

    Отрицательный

    Отрицательный ответ должен быть построен немного иначе.

    1. Первым делом, нужно выразить благодарность за обращение в организацию, которая пишет ответ.
    2. Потом нужно чётко сформулировать причины отказа в предоставлении информации или документов.
    3. Далее, следует констатировать, что на основании вышеизложенных причин организация вынуждена отклонить запрос или отказать. При написании ответа такого типа необходимо использовать исключительно вежливые формулировки, так как текст, написанный сухим тоном, может обидеть отправителя письма и сформировать у него неправильное мнение об организации, которая прислала ему такой ответ.
    4. Помимо этого, составителю ответа настоятельно рекомендуется указать в тексте другие органы, имеющие возможность предоставить подобную информацию.
    5. Ещё следует прописать, когда и при каких обстоятельствах можно добиться от них желаемого. Конечно, писать подобное следует, если есть точная информация относительно подобного.

    Отказ сам по себе бросает тень на орган, приславший его, а если письмо составлено плохо, то отправитель может заработать дурную репутацию. Так, может случиться, если запрос делали, какие – то серьёзные люди или компании.

    Как обосновать причину отказа?

    Основания могут быть разными в зависимости от ситуации. Например, налоговая служба присылает запрос на предоставление фактур, накладных и т.д. При этом запрос производиться вне налоговых проверок и мотивируется необходимостью получения сведений относительно конкретной сделки.

    В данной ситуации можно сослаться на статью 93 НК РФ. В ней чётко прописано, что вместе с требованиями должна быть предоставлена копия поручения того органа, который хочет произвести проверку контрагента. Ещё в ней прописано что:

    • Если налоговая служба запрашивает определённую документацию о сделке на весомых основаниях вне проверок, то она вправе требовать данные бумаги у участников данной сделки или прочих лиц, располагающих ими.
    • При проведении проверок налоговый орган имеет полное право направлять поручения об истребовании нужной ему документации, касающейся деятельности человека, которого проверяют. В такой ситуации в поручении должно быть чётко прописано, какое именно мероприятие проводится, сведения, на основании которых можно идентифицировать сделку, интересующую налоговую службу.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    О том, как правильно написать ответ на запрос о предоставлении информации, читайте тут.

    Предоставление котировок – что это такое?

    Если верить статье 72 ФЗ №44, то запрос котировок представляет собой определение поставщика, подрядчика или исполнителя, в рамках которого неограниченному кругу лиц предоставляются сведения относительно потребностей заказчика.

    Статья 72 №44-ФЗ. Проведение запроса котировок

    1. Под запросом котировок понимается способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором информация о закупаемых для обеспечения государственных или муниципальных нужд товарах, работах или услугах сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении запроса котировок и победителем запроса котировок признается участник закупки, предложивший наиболее низкую цену контракта.
    2. Заказчик вправе осуществлять закупки путем проведения запроса котировок в соответствии с положениями настоящего параграфа при условии, что начальная (максимальная) цена контракта не превышает пятьсот тысяч рублей. При этом годовой объем закупок, осуществляемых путем проведения запроса котировок, не должен превышать десять процентов совокупного годового объема закупок заказчика и не должен составлять более чем сто миллионов рублей.
    3. Не допускается взимание платы за участие в запросе котировок.

    Люди получают сведения за счёт их размещения в единой информационной системе. Победителя в таком случае определяют из числа участников закупки имеющей ценовое предложение, которое является минимальным, это позволяет минимизировать коррупционную составляющую в сфере закупок.

    Когда используют данный метод, то не допускают внесение обеспечения, а также иное взимание оплаты любого типа. Когда производится запрос котировки, то основным фактором, влияющим на определение поставщика, исполнителя или подрядчика является цена.

    При этом заказчику, должно быть, обеспечено получение контракта, обладающего максимальной выгодой. Однако запрос котировки может быть осуществлён не всегда, а только в том случае, когда выполняются следующие условия:

    • Максимальная стоимость определённого контракта не превышает 500000 руб.
    • Общий объём годовых закупок, производимый при помощи запроса котировок не должен превышать 10% от общего объёма денег. Последние выделяются с целью осуществления закупок, которые производит заказчик за отчётный период.
    Читайте так же:  Отпуск после длительного больничного листа расчет

    Подробнее о предоставлении информации по запросу цен читайте здесь.

    Из всего изложенного выше можно сделать вывод, что сам запрос, как и ответ на него должен быть составлен в соответствии с определёнными правилами. При их нарушении запрос, скорее всего, будет не удовлетворён, а неправильно написанный ответ может сформировать ошибочное мнение об органе, который его прислал.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Сделать запрос о выдаче дубликата документа из загса другой области или края

    Получение дубликата свидетельства о рождении

    Если орган записи актов гражданского состояния отказывает в выдаче дубликата, заявитель может предпринять следующие действия:

    • Потребовать у сотрудников ЗАГСа выдать письменный отказ в выдаче дубликата с объяснением причин.
    • С полученным отказом обратиться в суд, подготовив соответствующее заявление и оплатив требуемый размер пошлины.

    Как получить дубликат в другом городе? Если заявитель проживает не по месту своего рождения, начать процедуру по восстановлению можно путем отправления запроса в город, где расположен орган ЗАГСа, ранее выдававшего документ.

    Где восстановить свидетельство о рождении взрослого

    В случае, когда бумаги направляются через интернет, при получении готового для подтверждения сканов нужно представить оригиналы. Подача заявления при личном визите в ЗАГС Если гражданин не переезжал в другой город, ему потребуется минимум времени для восстановления свидетельства о рождении.

    Понадобится обратиться в отдел ЗАГС, где был выдан первоначальный экземпляр.

    Как сделать запрос в ЗАГС другого города для восстановления свидетельства рождения получения Дубликата Дайте пожалуйста

    Как сделать запрос в ЗАГС другого города для восстановления свидетельства рождения получения Дубликата Дайте пожалуйста

    образец запроса Заранее спасибо.

    3 ответa на вопрос по теме «Восстановление свидетельства»

    Здравствуйте. Обращайтесь в загс по месту жительства, они вам помогут с запросом о выдаче дубликатов.

    Удачи в решении вопроса.

    Как получить дубликат свидетельства о рождении ребенка: пошаговая инструкция

    Как получить дубликат свидетельства о рождении ребенка: пошаговая инструкция

    Чаще всего дубликат свидетельства требуют в срочном порядке в тех или иных инстанциях, поэтому оформить его очень просто и нередко вся процедура со дня обращения в ЗАГС занимает менее часа.

    Документ нужен при получении прочих важных документов, например:

    В какие же инстанции можно сделать запрос, чтобы получить дубликат свидетельства о рождении:

    • Госуслуги (специальный портал);
    • местный ЗАГС;
    • консульство или посольство РФ за границей.

    Дубликат свидетельства о рождении ребенка: как получить

    Приводим вашему вниманию пошаговую инструкцию, благодаря которой вы сможете сделать требуемый документ как можно быстрее:

    Если не получилось с первого раза

    Можно ли прийти в ЗАГС с готовым заявлением

    Получение дубликата свидетельства за границей или в другом регионе

    Кто претендует на получение дубликата свидетельства

    Согласно законодательной базе РФ, посвященной актам гражданского состояния, данный документ имеет право быть выданным на руки таким лицам:

    Можно ли получить дубликат свидетельства о рождении без наличия другого удостоверения личности

    Оформление через «Госуслуги»

    Запросить получение дубликата можно и через специализированный портал. Пошаговая инструкция будет выглядеть таким образом:

    Как видите, вся процедура очень проста.

    Достаточно лишь выбрать удобный вариант отправки данных, тогда вы без проблем получите документ в установленный срок.

    Я была озадачена — каким боком я и мой бывший муж относимся к Курской обл-ти, если ни разу там не были.

    Позвонила в свой Загс — выяснилось, что справка у них, а меня по ошибке чуть не отправили в Курскую обл-ть.

    Пришла в Загс, написала заявление на выдачу этой справки. Справку выдали бесплатно — для оформления пенсии за справки денег не берут.

    способы получения дубликата свидетельства о браке, процедурные особенности и нюансы процесса

    в случае потери или порчи о браке можно восстановить что нужно сделать, чтобы восстановить или заменить свидетельство о заключении брака для восстановления свидетельства о браке понадобятся:

    1. паспорт супруга или его копия;
    2. паспорт или другой документ, который подтверждает личность заявителя;
    3. квитанция об оплате государственной пошлины.

    как только вы пришли в загс, сразу можете взять бланк заявления (форма № 19).

    Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

    • Роман Мориц

    Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

    Что можно запрашивать?

    • Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
    • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

    Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

    Структура письма

    Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

    • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
    • затем – дата составления и исходящий номер документа;
    • заголовок, отражающий суть вопроса;
    • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
    • суть вопроса;
    • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
    • благодарность;
    • должность, ФИО и подпись отправителя.

    Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

    Как писать?

    Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    • «на основании наших предварительных договорённостей»;
    • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    • «в соответствии с заключенным договором»;
    • «для заключения договора».
    Читайте так же:  Выплаты безработным максимальные выплаты

    Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

    В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

    • «просим сообщить о…»;
    • «будем крайне признательны, если Вы…»;
    • «просим выслать…».

    Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

    • «просим ответить по возможности скорее»;
    • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
    • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
    • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
    • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

    В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

    Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

    Образец письма-запроса о предоставлении документов

    «Уважаемый Владимир Александрович!

    Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

    • устав организации;
    • свидетельства ОГРН и ИНН;
    • свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
    • приказ о назначении на должность генерального директора.

    Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на [email protected])».

    Образец письма-запроса о предоставлении информации

    «Уважаемый Пётр Владимирович!

    Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

    Образец письма-запроса о разъяснении

    «Уважаемый Александр Петрович!

    В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

    Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

    Письмо на предоставление дубликатов Письмо о предоставлении дубликатов документов Директору * от _ (для юридических лиц, ип: указать наименование, ИНН, телефон) (для физических лиц

    Письмо на предоставление дубликатов

    Письмо о предоставлении дубликатов документов

    (для юридических лиц, ИП: указать наименование, ИНН, телефон)

    (для физических лиц указать паспортные данные, телефон)

    Просим предоставить дубликаты следующих документов, подтверждающих оказание услуги:

    __________________________________________________________________ (указать наименование документа**, дату и его номер)

    Оплату услуги по тарифам Экспедитора гарантируем.

    Генеральный директор*** _____________ /_____________/

    (для юридических лиц) (подпись) (расшифровка)

    *В случае, если Договор заключен с Евразия», ТОО «ПЭК Казахстан» — указывается наименование той компании, с которой заключен Договор.

    **Предоставляются дубликаты следующих документов: акта оказанных услуг, счета-фактуры, УПД, Поручение экспедитору.

    ***Либо иное уполномоченное лицо, с обязательным приложением действующей доверенности, либо приказа, дающего полномочия на подписание письма.

    migrantcard.ru

    Материалы по теме происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены: Пример недопустимой формулировки Следует писать «Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» «Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!» «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества» «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» Кто подписывает письмо Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения.

    Образец официального запроса дубликатов оригиналов документов от поставщика

      • Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т
    • Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой
      • ЗАПРОС о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой
    • Запрос контрагенту о предоставлении дубликатов документов (договоров, счетов, накладных и т.д.) в связи с утратой (Касенов Е.Б., 2010)
      • Образец официального запроса дубликатов оригиналов документов от поставщика
      • Образец письма-запроса
      • Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления
      • Образец документа: Письмо-запрос
    • Письмо-запрос. Образец письма-запроса.

    Как составить сопроводительное письмо к документам

    Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.). Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы.
    При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

    • Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
    • При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма.
    Читайте так же:  Сколько лет дают за мошенничество

    Сопроводительное письмо к документам

    1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
    2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса.

    Письмо-запрос

    Об ассортименте и ценах на расходные материалы Уважаемая Анна Ростиславовна! Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2016 года (входящий № 78) . Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.
    Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением,генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В.
    Холодов Письмо-запрос о предоставлении документов Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке.
    Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

    1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
    2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
    3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

    В связи с утерей документов просим вас подписать

    Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.

    • Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).
    • Как оформить и отправить письмо-запрос Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:
    1. Первый способ — рукописный.

    Читайте нас, где удобно. Будьте всегда в курсе главного! Подписаться Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. Чтобы оставить комментарий нужно авторизоваться Актуально на портале Образец штатного расписания на 2018 год Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск Коллективный договор для ООО: порядок составления и особенности Извещение о несчастном случае на производстве Образец оформления маршрутного листа Как правильно составить приказ о переименовании должности работника Как оплачивается травма на производстве в 2018 году Документы

    • «Организационно-распорядительная документация.

    Требования к оформлению документов.

    • Для чего составляется
    • Образец сопроводительного письма 2018 г.
    • Как зарегистрировать сопроводительное письмо
    • Сроки ответа
    • Процедура хранения

    Для чего составляется Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

    • Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
    • Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Процедура хранения Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства. В общем случае придерживаются таких правил:

    1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
    2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
    3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию.

    Источники


    1. Старович, Збигнев Судебная сексология / Збигнев Старович. — М.: Юридическая литература, 2016. — 336 c.

    2. Марчалис, Николетта Люторъ иже лютъ. Прение о вере царя Ивана Грозного с пастором Рокитой / Николетта Марчалис. — М.: Языки славянской культуры, 2017. — 870 c.

    3. CD-ROM. Лекции для студентов. Юридические науки. Диск 3. — Москва: РГГУ, 2014. — 621 c.
    4. Ивакина, Н.Н. Основы судебного красноречия (риторика для юристов) / Н.Н. Ивакина. — М.: ЮРИСТЪ, 2018. — 384 c.
    5. Головистикова, А. Проблемы теории государства и права. Учебник / А. Головистикова, Ю. Дмитриев. — М.: Эксмо, 2005. — 832 c.
    Письмо о запросе дубликатов документов
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


    УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

    8 800 350 84 37

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here